Tietosuoja liiketoiminnassamme

Tapiolan Lämpö -konsernissa käsitellään eri tahojen rekistereitä. Tästä tietosuojaselosteesta saat tarkem­paa tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietoja eri liiketoiminnoissamme. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Tietosuojaa määrittelee konsernin tietosuojapolitiikka.

Tapiolan Lämpö -konsernissa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät yrityksen työntekijät ja tarvittaessa alihankkijat tai muut sopimuskumppanit suojatuilla laitteilla, joihin he pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Työntekijät, alihankkijat ja muut sopimuskumppanit pääsevät katsomaan vain työtehtäviensä kannalta tarpeellisia tietoja ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Omien ja käsittelemiemme rekisterien tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta ulkopuolisten rekisterinpitäjien palvelintila voi joskus sijaita myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Edellytämme myös alihankkijoiltamme, että tiedot säilytetään EU:n tai ETA:n alueella tai Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen määrittelemissä turvallisissa maissa tai organisaatioissa. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tieto­jen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

ISÄNNÖINTI JA KIINTEISTÖLIIKETOIMINTA

Taloyhtiöt hankkivat yritykseltämme isännöintipalveluja, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osak­kaiden ja muiden hallintoon liittyvien henkilöiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita.

Oman taloyhtiönne henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä taloyhtiönne hallituksen puheenjohtajaan tai isännöitsijään.

Säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

  • osakerekisterin ylläpitoon vaaditut lakisääteiset tiedot osakkeenomistajista: nimi, osoite ja syntymäaika
  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
  • syntymäaika tai henkilötunnus, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä
  • huoneiston ja muiden henkilön hallinnassa olevien kohteiden, kuten varastojen tai autopaikkojen tiedot
  • muita yhteystietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot
  • sisään muutto- ja poismuuttoajankohdat
  • mahdollisesti muita asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavia tietoja

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai omis­taa taloyhtiön osakkeita ja taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän tai oikeudellisten toimen­piteiden takia.

Henkilötiedot saamme pääasiassa taloyhtiön siirtyessä meille isännöitäväksi tai taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy mahdollisille taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja myös viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovut­taa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

HUOLTO

Yhtiöt ja kuluttaja-asiakkaat hankkivat yritykseltämme huoltopalveluita. Huoltopalveluissa käsittelemme asiakastaloyhtiön asukkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista huoltopalvelua sekä muita asumisen palveluita.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä vuokranantajaanne, taloyhtiönne hallituksen puheenjohtajaan tai huollon esimieheen.

Säilytämme henkilötietoja omassa tai asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmässä tai käytämme asiakasyhtiöiden ylläpitämiä rekistereitä. Rekisterit sisältävät seuraavia henkilötietoja:

  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
  • syntymäaika tai henkilötunnus, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä (esim. oven avaus)
  • huoneiston tiedot
  • muita yhteystietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot
  • mahdollisesti muita asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavia tietoja
  • laskutettavan asiakkaan laskutustiedot

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista tehtävien hoidon, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme pääasiassa asukkailta itseltään huoltopyynnön tekemisen yhteydessä eri viestintäkanavissa, kuten asiakaspalvelussa, puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja myös viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta. esim. Väestörekisterikeskuksesta.


Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 1.4.2021 ja sitä voidaan päivittää tarvittaessa lainsäädännön tai konsernin toimintaympäristön muuttuessa. Tapiolan Lämpö -konsernin tietosuojaasioista voi olla yhteydessä Carola Nores-Joukamaan tai Lars-Erik Stenbackaan, tietosuoja@tl-konserni.fi