Kiinteistöhuollon ostajan opas

Taloyhtiön kohtaamat tilanteet kiinteistönhuollon hankinnassa voivat vaihdella monin tavoin. Jotkut yhtiöt, jotka aiemmin ovat hoitaneet kiinteistön huollon täysin talkoovoimin, saattavat nyt harkita huoltopalvelun ostoa ensimmäistä kertaa. Toiset yhtiöt haluavat kilpailuttaa nykyisen huoltopalvelunsa, kun taas toisissa tilanteissa olemassa olevaa sopimusta halutaan päivittää. Prosessi voi tuntua raskaalta ja monimutkaiseltakin, mutta olemme apunasi. Kokoamamme kiinteistöhuollon ostajan opas tarjoaa hyvän ja selkeän muistilistan tarjouspyynnön laatimiseen huoltoyhtiöille.

Kiinteistöhuollon ostajan opas vertailukelpoisen tarjouspyynnön laatimiseen:

1. Toivottu huolto-ohjelman laajuus:
Yksi keskeisimmistä seikoista on luoda huolto-ohjelma, joka vastaa yhtiönne tarpeita. Tarjouspyyntövaiheessa tärkeintä on listata ne palvelut, joita juuri teidän taloyhtiönne tarvitsee. Taloyhtiöiden huoltopalveluiden tarpeet voivat vaihdella merkittävästi niiden koon, iän ja teknisen varustelun mukaan. Ohjelmassa on tärkeää määritellä selkeästi, mitä huoltotehtäviä suoritetaan ja kuinka usein ne tehdään. Jotta tarjousten vertailukelpoisuus säilyy, on tämä dokumentti hyvä olla jo tarjouspyyntövaiheessa. Helppo tapa on esimerkiksi listata toimenpiteet joita huoltoyhtiöltä odotetaan.

2. Taloyhtiön perustiedot jo tarjouspyynnössä:
Tarjouspyyntöön on tärkeää sisällyttää perustiedot tarjousta pyytävästä taloyhtiöstä sekä sen yhteyshenkilöistä. Perustietojen tulisi sisältää tiedot rakennusvuodesta, asuntojen määrästä, yleisistä tiloista ja lämmitysmuodosta. Isännöintitodistus tarjoaa arvokasta tietoa yhtiöstä tarjoajille, joten se kannattaa liittää mukaan tarjouspyyntöön. Nämä tiedot mahdollistavat realistisen kustannusarvion laatimisen.

3. Kilpailutusaikataulu:
On tärkeää laatia selkeä aikataulu kilpailutukselle tarjouspyynnön yhteydessä. Tärkeitä ajankohtia ovat mahdollinen tutustumiskierros kiinteistöön, tarjousten jättöpäivämäärä ja suunniteltu sopimuksen alkamisaika.

4. Harkitse valintakriteereitä ennen tarjouspyynnön lähettämistä:
Valintakriteerien harkitseminen ennen tarjouspyynnön lähettämistä on suositeltavaa. Kriteereihin voi kuulua esimerkiksi paikallisuus, vastuullisuus, sähköinen huoltokirja, läpinäkyvä toiminta, referenssit ja hintataso. Tarjoajia voi hyvin pyytää kertomaan, miten he omassa toiminnassaan huomioivat ja käsittelevät näitä asioita. Kriteerit kannattaa ainakin oman päätöksenteon tueksi myös laittaa itselleen tärkeysjärjestykseen.

Tapiolan Lämmön myyntipäällikkömme ovat valmiita auttamaan ja suunnittelemaan yhdessä sopivan huoltokokonaisuuden juuri teidän yhtiöllenne.

Lisätietoja Tapiolan Lämmön kiinteistöhuoltopalveluista pääkaupunkiseudulla voit lukea TÄÄLTÄ.

Mika PurhoMyyntipäällikkö, huoltopalvelut020 750 5324
Anna TuomonenMyyntipäällikkö, huoltopalvelut Helsinki ja Vantaa020 750 5202